Como organizar notas fiscais de uma empresa ou startup

6/16/2021

No atual mundo moderno, as empresas precisam se atualizar e adotar processos mais automatizados. Isso porque são vários os desafios na gestão empresarial. Entre eles, organizar notas fiscais pode ser muito mais complexo do que se imagina.

Então, nada mais justo do que procurar maneiras de fazer isso de um jeito inteligente e com mais eficácia. Dessa forma, você vai conseguir reduzir o tempo e o esforço que são necessários para organizar as finanças da empresa.

Outro benefício tem relação com o orçamento anual e o planejamento estratégico. Eles vão ser facilitados por conta dessa organização, já que os dados mais importantes ficarão ao alcance.

Sendo assim, organizar notas fiscais da sua empresa pode ser a solução para diversos problemas que podem aparecer. Logo, é uma boa ideia manter tudo no seu devido lugar.

Outro ponto tem relação com a manutenção de datas e prazos, além de não pagar multas fiscais e deixar tudo funcionando como deve.

Assim, é visível que pensar em uma forma de realizar essa organização vai apenas beneficiar sua empresa. Dessa forma, você estará facilitando a atuação dos colaboradores, que podem se dedicar para outras tarefas.

Portanto, nesse texto, você confere tudo sobre esse tema, e algumas dicas para organizar as suas notas fiscais. Acompanhe o artigo até o final e melhore a gestão da sua empresa.

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Por que é importante organizar as notas fiscais?

Atualmente, como você deve saber, a emissão de notas fiscais é obrigatória para as empresas. Isso porque elas são as responsáveis pelo registro de compras e vendas de produtos ou serviços. Além disso, também informam o pagamento de tributos diversos.

Sendo assim, é evidente que organizar notas fiscais é algo importante a ser feito pela gestão da empresa ou startup. E essa necessidade é ainda mais aparente durante negociações com clientes, fornecedores e o Governo.

Logo, os empresários do país devem realizar o armazenamento desses documentos por 5 anos. Dessa forma, as pilhas e mais pilhas de documentos começam a acumular. Sendo assim, esse processo de organização também tem relação com a aceleração dos serviços e processos internos.

Portanto, realizar a organização desses documentos é importante para que se possa ter a garantia de produtos que você vende ou usa. Outro ponto, é que elas servem como comprovante para cobranças indevidas nos serviços que a empresa usa.

Como organizar notas fiscais?

Assim, com a importância de se organizar notas fiscais, esse texto vai apresentar 5 dicas de como fazer esse processo na sua empresa. Portanto, confira abaixo e esteja preparado para fortalecer seus processos internos.

1. Estabeleça um local específico

Atualmente, o mais comum é que as notas fiscais não sejam mais impressas em papel. Isso ocorre por conta da digitalização deste documento, através de arquivos XML.

Esses documentos eliminam a necessidade de armazenamento físico, já que funcionam de maneira virtual. Então, na hora de organizar notas fiscais, fica mais fácil para o setor responsável da sua empresa. Algumas formas de conservar esses documentos:

  • Armazenar no servidor da empresa, em pastas locais;
  • Guardar em sistemas na nuvem;
  • Contar com um software especialista em gestão fiscal.

Porém, é preciso ter em mente que o armazenamento em servidores locais pode sofrer alguns imprevistos. Isso inclui HDs queimados, arquivos deletados por engano, entre outros. Logo, a responsabilidade em manter esses arquivos intactos é toda da empresa.

Uma boa dica é organizar tudo de acordo com critérios de armazenagem. Então, separe as notas por mês, ano, produtos, clientes ou o que for melhor para a sua gestão.

Esse processo é importante para garantir o acesso aos arquivos. Isso porque não adianta nada ter o arquivo, mas não encontrá-lo no servidor.

2. Verifique a autenticidade das notas fiscais

Ao contrário do que parece, organizar notas fiscais não é só cuidar para que tudo esteja em seu devido lugar. Também é preciso garantir a autenticidade desses documentos.

Isso porque, dessa forma, você poderá garantir certa proteção contra problemas financeiros e tributários. Para tanto, será preciso utilizar o site da Fazenda.

Primeiramente, acesse o menu "Consultar NF-e completa". Em seguida, insira a chave de acesso, uma sequência de 44 dígitos no Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (Danfe).

Então, insira os caracteres do código captcha que vai aparecer na tela. Por fim, basta clicar em "Continuar" e pronto. Agora você tem acesso aos dados do documento para conferir a autenticidade.

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3. Tenha uma ferramenta para auxiliar nesta tarefa

Uma das melhores formas de organizar notas fiscais se encontra na automatização dos processos relacionados aos documentos. Para tanto, existem alguns softwares e ferramentas que possibilitam a gestão digital desses arquivos.

Assim, fica mais fácil de cuidar de tudo, além de garantir maior eficácia quando se fala no arquivamento e procura das notas. Outro ponto é que isso evita extravios e o uso de papel desnecessário.

4. Armazene com segurança

Para armazenar notas fiscais, a sua empresa precisa ter um bom nível de segurança. Isso porque qualquer documento fiscal, seja ele do tipo que for, precisa ser guardado por ambas as partes citadas.

Sendo assim, você deve considerar que armazenar seus documentos em mídias físicas não é totalmente seguro. Atualmente, sabe-se que pendrives, HDs ou outros dispositivos podem falhar e você perderá seus arquivos.

Logo, na hora de organizar notas fiscais, considere utilizar um software especializado nessa tarefa. Em geral, eles são criados para oferecer mais eficiência e controle para a empresa.

5. Invista em processos internos

Você com certeza já deve ter vivenciado situações em que a nota fiscal foi esquecida, não é mesmo? Mas, tenha em mente que, embora comum, isso representa falta de integração entre os departamentos da empresa.

Dessa forma, deve-se garantir uma melhor interação entre os setores. Assim, tudo deve estar corretamente resolvido na hora de realizar o serviço ou entregar o produto.

Isso significa que a companhia deve ter um processo gerencial interno sólido e que seja cumprido. Apenas assim é possível organizar notas fiscais da maneira correta.

Para tanto, não se esqueça de realizar os treinamentos necessários com as equipes que cuidam desse tipo de trabalho. Não se esqueça de instruir os colaboradores sobre fluxos de trabalho, rotinas e procedimentos comuns às notas fiscais.

Outro ponto muito importante é que essa equipe também precisa estar por dentro de tudo o que diz a lei, em relação às notas fiscais.

Isso porque eles devem saber qual o regime tributário da empresa, alíquotas a serem coletadas em cada nota, enfim. Dessa forma, é possível garantir mais controle dos documentos, e uma organização mais eficiente.

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Aproveite as dicas para organizar notas fiscais na sua empresa

Agora que você conferiu quais são as 5 dicas para organizar notas fiscais na sua empresa, é hora de começar a trabalhar. Então, não se esqueça de que esses documentos são extremamente importantes para praticamente todas as empresas, e trate de organizá-los.

Assim, será possível garantir com que a sua companhia possa desfrutar dos benefícios de se manter tudo em ordem, como deve ser. E, como visto ao longo deste artigo, as vantagens são muitas.

Logo, não perca tempo e comece a cuidar dos seus arquivamentos fiscais hoje mesmo. Assim, considere realizar mais treinamentos no seu time responsável pelas notas fiscais e não se esqueça de pensar muito bem no armazenamento delas.



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